¿Cómo conseguir que tus reuniones de trabajo sean más eficaces?

Piensa en una reunión de trabajo tradicional, de las que habitualmente tienen lugar en tu empresa. En ella se sientan alrededor de una mesa personas de varios departamentos con el objetivo de debatir, con suerte durante unas pocas horas, sobre un tema que probablemente quedará sin resolver. También con suerte, además, habrás sido informado previamente del objetivo de la reunión, aunque es probable que solo lo sepan los organizadores, que se habrán preparado unas preciosas diapositivas para compartir con los demás, meros oyentes, sus propuestas.
 
Es un lugar común en muchas empresas y entornos, pensar que las reuniones de trabajo no son productivas y en muy pocas ocasiones conducen a resultados eficientes y consensuados por el equipo.
Pero esto no tiene por qué ser así. Existen metodologías y habilidades que permiten ser más eficientes. Entre ellas destacan la Resolución Creativa de Problemas (Creative Problem Solving) donde la aproximación al problema se realiza desde una perspectiva creativa e innovadora. 
 
 
Optimizando reuniones
 
Algunos consejos para sacar el máximo partido a las reuniones de trabajo:  
  • Construir equipo: dando voz y empoderando a los compañeros de diferentes departamentos de la empresa, que tienen otras visiones e ideas pero que son complementarias. Contar con personas de distintas áreas de negocio permite a la empresa crear soluciones válidas para todas las unidades, conseguir una red de empleados comprometidos, adaptarse a nuevas opciones, ser más flexibles y enfrentarse con rapidez al cambio.
  • Escuchar y no hacer juicios: en la primera fase de creatividad todas las opiniones son igual de valiosas. No se deben utilizar “frases matadoras” que puedan desmotivar a los asistentes y cortar el proceso. Implicar al equipo en la toma de decisiones valorando sus aportaciones, hace que la toma de decisiones sea más transparente y que desaparezcan las jerarquías y el miedo a dar opiniones.
  • Limitar el tiempo: para apremiar a los asistentes a encontrar soluciones efectivas de forma rápida. Esta limitación favorece encontrar soluciones de forma rápida.
  • No enamorarse de las ideas propias
Cualquier inicio de una reunión debería partir de una serie de hechos documentados y que se persiguen cambiar o modificar para obtener un fin concreto. Ese fin es la cuestión a resolver durante la reunión. Para ello se hace necesario recopilar los datos disponibles sobre el proyecto a debatir. Estos datos deben ser manifestados de forma clara y concisa, por medio de frases cortas, como por ejemplo: “La máquina de vending no tiene productos sanos”.
 
Una vez descritos o enumerados esos hechos (que podrían ser entre otros, la situación actual de un producto o las oportunidades que muestra un mercado), se pasa a la siguiente fase, que es analizar los retos a alcanzar. Es ahora cuando se plantean las preguntas que ayudan a resolver la situación: “¿Cómo podríamos incluir estos productos sanos en estas máquinas?”
 
La última fase a partir de este punto, una vez recopilados todos los posibles retos, es contestar a esas preguntas con ideas, propuestas o soluciones:  “Contratar una empresa de vending que los incluya”.
 
“Siempre merece la pena preguntarse: ¿Poseemos nosotros el proceso o es el proceso quien nos posee a nosotros? (...) No estoy en contra de las pruebas o encuestas. Pero debes comprender al cliente y tener una visión. Una buena experiencia de cliente empieza con [un empresario que tiene] corazón, intuición, curiosidad, juego, coraje, gusto... No encontrarás nada de esto en una encuesta.”
Jeff Bezos
 
Las empresas deben apostar por agilizar y optimizar sus tiempos. Reuniones de trabajo interminables que no finalizan con la resolución de problemas son un alto coste para las compañías. Los procesos creativos ayudan a enfrentarnos a retos complejos de una forma eficaz.